Rozmowa zwalniająca - jak się przygotować?
Nie da się nigdy na 100% przygotować na rozmowę zwalniającą. Dlaczego? Bo podczas niej rozmawiamy z drugą osobą, której przekazujemy złą wiadomość. I nie wiemy, jak zareaguje na nią. Jak więc zwolnić pracownika, aby rozmowa ta była możliwie najmniej bolesna dla obu stron?
Skoro nie możesz przygotować się w pełni na taką rozmowę, to czy oznacza to, że masz mieć do tego rodzaju wydarzeń spontaniczne nastawienie? Nie! Możesz w pewnym stopniu przygotować się na przynajmniej kilka scenariuszy. Po to, aby możliwie najlepiej kontrolować przebieg rozmowy z pracownikiem. W końcu dobre przygotowanie jest podstawą, by uniknąć błędów, które mogą mieć daleko idące konsekwencje.
Nie zostawiaj formalności na później
Na pewno wiesz, że jeśli chcesz zwolnić pracownika zatrudnionego na umowie o pracę, musisz mieć twarde powody ku temu. Przeanalizuj je dokładnie, zbierz argumenty i dane, które pozwalają Ci podjąć świadomie tę decyzję. Pomocne będą m.in. oceny półroczne i roczne, oceny wydajności, feedback swój i współpracowników. Nie myśl o tych informacjach jak o swojej “amunicji”. Nie idziesz z pracownikiem na wojnę, tylko chcesz mu w sposób racjonalny pokazać, że Twoja decyzja nie wzięła się znikąd. Sprawdź także, na podstawie jakiej umowy zatrudniony jest Twój pracownik. Czy na czas określony, czy nie? Ile wynosi okres wypowiedzenia? Dobrze, jeśli powody i formalności związane ze zwolnieniem skonsultujesz z działem HR. Dzięki temu unikniesz trudnych sytuacji i będziesz w stanie odpowiedzieć także na formalne wątpliwości i pytania pracownika.
Scenariusz rozmowy zwalniającej
Najważniejsze podczas rozmowy jest to, aby przygotować kluczowe informacje i przekazać je w sposób konkretny i spokojny. Do tych najważniejszych informacji należy oczywiście powód zwolnienia, okres wypowiedzenia i informacje dotyczące zaległego urlopu wypoczynkowego.
A kiedy najlepiej przekazać informację o końcu współpracy? Jak najszybciej. Nie czekaj do ostatniej chwili, zwłaszcza gdy zwalniasz pracownika zatrudnionego na czas określony. Okaż mu szacunek za dotychczasową pracę i daj czas, by znalazł dla siebie nowe miejsce zatrudnienia.
Niezwykle istotne jest także miejsce takiej rozmowy. Znajdź takie, w którym pracownik będzie miał poczucie bezpieczeństwa i intymności. W prywatnym i cichym miejscu dużo łatwiej będzie podjąć pracownikowi dialog z Tobą. Powiedzieć o swoich odczuciach i zadać pytania, które pomogą mu zrozumieć lepiej tę niewątpliwie trudną sytuację.
Odpowiedni czas rozmowy i przekazanie najważniejszych informacji to podstawa. Jednak to, co zdarzy się później, jest trudne do przewidzenia. Pamiętaj, że każda osoba jest inna, inaczej przeżywa swoje emocje. A przecież zwolnienie z pracy może na długi czas wpłynąć na poczucie własnej wartości i samoocenę. Na co możesz się przygotować?
Pracownik reaguje płaczem. Kiedy tak się dzieje, pokaż mu, że ma czas, by przeżyć swoje emocje i się uspokoić. Pamiętaj, żeby w tej sytuacji nie mówić takich zdań, jak: “Rozumiem Cię”, “Wiem, co przeżywasz”, “Gorsze rzeczy mogły się zdarzyć”. Nigdy nie znamy całej sytuacji i emocji, jakie przeżywa druga osoba. Z perspektywy pracownika jesteś osobą na uprzywilejowanej pozycji, kiedy jemu właśnie kończy się pewien ważny etap. Co równie istotne, w momencie płaczu pracownika nie składaj obietnic, których nie możesz dotrzymać.
Pracownik reaguje złością. W trudnych sytuacjach wiele osób może reagować nerwowo. W złości trudno zejść na racjonalne rejestry, dlatego tak ważne jest, żebyś jako menedżer nie ulegał tym emocjom. Dobrą strategią jest po prostu powtarzanie swojej nieodwołalnej decyzji i nie dyskutowanie, bo dyskusja w nerwach nigdy nie jest konstruktywna.
To dwie najczęstsze reakcje. Jednak reakcji może być więcej. Upór, ironia, a nawet agresja. Pamiętaj, by samemu nie wchodzić w te stany. I także, aby do końca wziąć odpowiedzialność za swoją decyzję.
Rozstanie z pracownikiem - o tym musisz pamiętać
Chociaż nie masz całkowitego wpływu na to, jak potoczy się rozmowa zwalniająca z pracownikiem, to masz wpływ na swoje przygotowanie i reakcje. O czym musisz pamiętać podczas rozmowy?
Weź odpowiedzialność - nawet jeśli reakcja pracownika będzie bardzo emocjonalna, nie możesz podczas rozmowy łagodzić swojej decyzji. Ani też zrzucać odpowiedzialność na inne osoby. To Ty podjąłeś ostateczną decyzję o zwolnieniu i w ten sposób musisz przekazać informację. Uwierz, że powiedzenie pracownikowi, że o decyzji zadecydował nieokreślony “ktoś” będzie dużo gorsze. Nie mów też, że “zostałeś zmuszony do tej decyzji” lub, że “nie zostawiasz mi wyboru”. Takie słowa tylko dodatkowo zranią pracownika. Sprawią, że decyzja będzie dla niego niejasna, bardziej skomplikowana i trudna.
Przekaż informację osobiście - częścią wzięcia na siebie odpowiedzialności jest też to, że zwolnienie pracownika powinno odbyć się osobiście. Nie przez wiadomość e-mail, sms, czy rozmowę telefoniczną. Okaż pracownikowi szacunek i porozmawiaj z nim, najlepiej w cztery oczy. Pamiętaj też o ustronnym, spokojnym miejscu. Nigdy informacji o zwolnieniu nie przekazuj publicznie.
Bądź zwięzły - gdy używamy za dużo słów w przekazaniu trudnej decyzji - zostawiamy wrażenie niepewności. Sprawiamy też, że najważniejsza informacja ginie w natłoku innych. Jeśli stresujesz się, że podczas rozmowy z pracownikiem przegadasz najważniejsze - zrób sobie wcześniej próbę i zasymuluj przekazanie informacji o zwolnieniu.
Nie wchodź w polemikę - rozmowa zwalniająca nie jest rozmową dyscyplinującą. To nie moment na wchodzenie w polemikę i rozważanie, czy aby na pewno to dobra decyzja. Jeśli pracownik chce z Tobą dyskutować, stanowczo, ale uprzejmie zakończ dyskusję i powiedz, że decyzja została już podjęta.
Emocje? Tak, ale u pracownika - zwolnienie pracownika to bardzo emocjonalny moment. Pamiętaj jednak, że to czas przede wszystkim dla emocji pracownika. Swoje postaraj się przepracować przed rozmową.
Nie pouczaj i nie moralizuj - pocieszanie jest trudną sztuką i raczej nie należy do Twoich obowiązków w sytuacji, gdy zwalniasz pracownika. Nie mów, że “ani się obejrzysz i będziesz miał nową pracę” - chyba że masz dla pracownika konkretną ofertę. Nie mów “są gorsze tragedie” - bo nie wiesz, czy dla osoby przed Tobą utrata pracy nie jest właśnie najgorszą tragedią. Pamiętaj, że w tak stresujących sytuacjach słowa zostają z nami. Waż je bardzo dokładnie.
Unikaj ocen - zwolnienie nie jest momentem na podsumowania tego, co było. Oceny pracownika powinieneś przekazywać podczas rozmów oceniających. Podczas rozmowy zwalniającej zdania w stylu “mogłeś zrobić więcej” lub “mogłeś popracować nad swoją postawą” - są zupełnie nie na miejscu.
Okaż szacunek za pracę - nawet jeśli pracownik, którego zwalniasz, zupełnie nie wpisał się w Twój zespół, postaraj się, aby podczas rozmowy zwalniającej czuł, że jest osobą wartościową. Powstrzymaj się od negatywnych ocen, emocji, a już zwłaszcza złośliwości. Pożegnaj się godnie z pracownikiem, uściśnij mu na koniec rękę. Ale pamiętaj, że…
Uścisk dłoni to nie wszystko! Jak realnie wesprzeć zwalnianego pracownika?
Jak realnie możesz pomóc pracownikowi, z którym się żegnasz? Minimum, jakie możesz zaoferować, to referencje. Jeśli widzisz dobre strony i cechy pracownika, zaproponuj, że wystawisz mu list referencyjny. Napisz jak najwięcej szczegółów o obowiązkach, projektach, pozytywnych wynikach i postawie pracownika.
Pamiętaj jednak, że w organizacji nie jesteś sam! Nieocenioną pomocą może być dział HR. To osoby z HRu powinny być dla Ciebie drogowskazem także podczas komunikacji trudnych decyzji, takich jak zwolnienie pracownika. Dział HR może być także ogromną pomocą dla osoby, która otrzymała tak trudną decyzję. Co jako lider możesz zaproponować we współpracy z działem HR?
Outplacement to niezwykle ważne działanie w każdej organizacji. To nic innego jak program pomocy dla zwalnianych pracowników. Tym samym jest to rodzaj aktywizacji zawodowej. Celem outplacementu jest wsparcie w trudnym czasie i ułatwienie szybkiego znalezienia nowej pracy. Jakie działania w ramach outplacementu możesz zaproponować?
Indywidualne konsultacje z doradcą personalnym
Zaproponuj pracownikowi konsultacje z zewnętrznym doradcą personalnym lub z wewnętrznego działu HR. Podczas nich dowie się, jakie są jego mocne strony, obszary do rozwoju, najsilniejsze zainteresowania zawodowe. Te informacje pomogą mu na nowo zaplanować swoją ścieżkę kariery. Efektem spotkań z ekspertami może być także stworzenie nowego CV, a także poćwiczenie rozmów rekrutacyjnych.
Szkolenia z umiejętności miękkich lub twardych
Innym pomysłem może być zorganizowanie szkolenia lub danie dostępu do kursów dla zwolnionego pracownika. Najlepiej, aby jego zakres był wybrany właśnie na podstawie sesji z ekspertami HR. Być może pomocne okażą się szkolenia z efektywnej komunikacji, zarządzania projektami, czy zarządzania sobą w czasie? Takie, zwłaszcza certyfikowane kursy, mogą być dobrze oceniane przez przyszłych pracodawców.
W ramach outplacementu możesz także zaproponować warsztaty z budowania marki osobistej na LinkedIn, czy szerzej - wykorzystania mediów społecznościowych w celu znalezienia pracy.
Mentoring lub coaching kariery
Także mentoring i coaching kariery jest niezwykle przydatnym narzędziem w ramach outplacementu. Regularne spotkania z doświadczonymi pracownikami lub coachami mogą być nie tylko wsparciem w rozwoju osobistym, skarbnicą kontaktów, ale też wskazówek, które pozwolą szybciej odnaleźć się pracownikowi w nowej sytuacji, określenia nowych celów zawodowych.
Wsparcie psychologiczne
Wsparcie psychologiczne jest działaniem, które trudno przecenić. Zwolnienie jest niezwykle trudnym wydarzeniem. Stres, niezrozumienie, strach - emocje te mocno wpływają na samopoczucie pracownika i mogą obniżyć jego pewność siebie i samoocenę. Zapewnienie mu opieki psychologicznej może okazać się najważniejszą i najbardziej efektywną pomocą, którą może dostać w tym czasie.
Nie tylko Ty rozstajesz się z pracownikiem. Nie zapomnij o zespole
Pisaliśmy już, jak ważne jest to, aby przekazać informację o zwolnieniu pracownikowi osobiście. To oznacza także to, by pracownik, którego decyzja dotyczy, był pierwszą osobą, która usłyszy o sytuacji. Nie rozmawiaj wcześniej o niej z innymi członkami zespołu, żeby uniknąć plotek i sytuacji, w której pracownik zwalniany dowiedział się o tym od kogoś innego.
Kiedy już poinformujesz pracownika o swojej decyzji, czas także porozmawiać ze swoim zespołem. Zwolnienie pracowników budzą wiele emocji także dla najbliższych współpracowników. To Twój sprawdzian jako lidera zespołu.
Spotkaj się jak najszybciej ze swoim zespołem, przekaż informację o zwolnieniu i daj przestrzeń na rozwianie wątpliwości i zadanie pytań. Przygotuj się na to, że pozostali pracownicy będą chcieli wiedzieć, czy planujesz kolejne zwolnienia, jaka jest sytuacja organizacji, jak zwolnienie osoby wpłynie na dotychczasowe obowiązki zespołu, czy planujesz otworzyć rekrutację. Mów otwarcie i z empatią. Pamiętaj, by być wsparciem emocjonalnym dla zespołu. Tylko w ten sposób wzmocnisz lub odbudujesz zaufanie po zwolnieniu pracownika.
Kryzys czy szansa? Jak to, w jaki sposób żegnamy się z pracownikiem wpływa na reputację firmy
Sposób, w jaki żegnamy się z pracownikiem, nie tylko wpływa na morale zespołu, ale też na reputację firmy. Przekonało się o tym z pewnością wiele organizacji, o których w social mediach, najczęściej negatywnie, opowiadają zwalniani pracownicy. Dlatego pamiętaj, że dziś w sferze zawodowej nic, co robisz, nie jest całkowicie ukryte. Media społecznościowe sprawiają, że wiele nadużyć (i bardzo dobrze!) nie zostaje za zamkniętymi drzwiami. Aby reputacja organizacji nie została nadszarpnięta, zadbaj o:
- Transparentną komunikację - dla zwalnianego pracownika i dla zespołu
- Zarządzanie wizerunkiem - unikaj obietnic bez pokrycia, rzetelnie informuj o sytuacji organizacji, aktywnie reaguj na plotki i monitoruj media społecznościowe. Jeśli pojawią się tam nieprawdziwe informacje - rzetelnie i transparentnie je prostuj
- Zapewnij wsparcie - nie tylko wprowadź program outplacementu, ale też zbieraj feedback pracowników, którzy są objęci nim.
Z tą strategią unikniesz poważnych problemów. A także wzmocnisz swój wizerunek pracodawcy transparentnego i uczciwego - od początku do samego końca.
