Szczerość popłaca, czyli dlaczego zawsze dawać informację zwrotną
Telefon do kandydata, którego chcemy zatrudnić to jeden z ulubionych momentów dla każdego rekrutera. W końcu proces zbliża się ku końcowi, a my nie tylko towarzyszymy kandydatowi w realnej zmianie w jego życiu, ale też budujemy swoje portfolio i nie ukrywajmy - odczuwamy satysfakcję z własnej skuteczności. Bywa, że odkładamy w czasie te trudniejsze rozmowy z kandydatami, którym musimy podziękować za ich czas i wysiłek. Jednak wracanie z informacją zwrotną na temat nieudanej rekrutacji jest w naszej ocenie obowiązkiem. Obowiązkiem, który się opłaca! Dlaczego?
Budowanie marki pracodawcy - kandydaci, którzy otrzymują feedback, lepiej oceniają firmę, nawet jeśli rekrutacja nie zakończyła się sukcesem. Oceniają ją jako profesjonalną, transparentną i dbającą o swoich potencjalnych pracowników. To może prowadzić do pozytywnego marketingu szeptanego i wzrostu reputacji firmy na rynku pracy.
Zwiększenie zaangażowania kandydatów - kandydaci, którzy otrzymują pełną informację zwrotną, są bardziej skłonni aplikować do organizacji ponownie w przyszłości. Mają poczucie, że ich wysiłek został zauważony i doceniony, co zwiększa ich lojalność wobec firmy.
Pomoc w rozwoju kandydatów - kandydaci mogą wykorzystać konstruktywną krytykę do własnego rozwoju i poprawy swoich kwalifikacji i skorzystać z tej wiedzy.
Wzmacnianie relacji – warto pamiętać, że osoby, które biorą udział w rekrutacji, to także nasi potencjalni klienci, partnerzy biznesowi. Od tego, czy i jak wywiązujemy się z ustaleń zależy, czy będą polecać naszą firmę innym potencjalnym kandydatom, czy też nie
Poprawa procesu rekrutacyjnego - udzielanie informacji zwrotnej pozwala firmie także zebrać dane na temat doświadczeń kandydatów w czasie rekrutacji. Można w ten sposób zidentyfikować obszary do poprawy i optymalizować procesy, dzięki czemu mamy możliwość zwiększenia efektywności przyszłych rekrutacji.
Zmniejszenie negatywnych opinii - brak odpowiedzi może prowadzić do frustracji kandydatów i negatywnych opinii o firmie w mediach społecznościowych lub na portalach z recenzjami pracodawców. Informacja zwrotna, nawet negatywna, może pomóc zminimalizować ryzyko takich sytuacji.
A gdyby jednak nie odpisać?
Wiesz już, dlaczego udzielanie informacji zwrotnej kandydatowi zawsze się opłaca. Ale nie ukrywajmy, że w zawodzie rekrutera czasem trudno znaleźć czas i przestrzeń na tego typu rozmowy. Przeszło Ci przez myśl, żeby nie odpisać?
Uprzedzamy, to nigdy nie jest dobra strategia. Brak informacji zwrotnej może przynieść naprawdę wiele negatywnych konsekwencji. Przykład?
Firmy, które nie udzielają informacji zwrotnej, są postrzegane jako nieprofesjonalne. Kandydaci mogą odnieść wrażenie, że firma nie szanuje ich czasu i wysiłku włożonego w proces rekrutacyjny. To z kolei prowadzi nierzadko do negatywnych ocen w mediach społecznościowych, a także komentarzy, np. na portalu LinkedIn. Żadna organizacja ani żaden rekruter nie chciałby być wywołany jako negatywny przykład w takim kontekście, prawda?
Brak feedbacku może także wywoływać wrażenie słabej organizacji w dziale HR lub braku odpowiednich procedur w procesie rekrutacji. Może to sugerować, że firma nie ma odpowiednich zasobów lub systemów do skutecznego zarządzania rekrutacją.
Kolejna rzecz to wrażenie niskiej kultury organizacyjnej. Kandydat, który nie otrzyma informacji zwrotnej, może zacząć postrzegać firmę jako organizację, która nie ceni sobie budowania dobrych relacji z kandydatami i nie dba o swój wizerunek na rynku pracy. Taki obraz to strzał w kolano dla każdego pracodawcy.
Tak fatalna opinia o organizacji zwiększa ryzyko utraty wartościowych kandydatów w przyszłości. Negatywne opinie, czy to anonimowe, czy wystawiane pod nazwiskiem, mogą zniechęcić potencjalne talenty do aplikowania. Mogą także być ważnym sygnałem dla obecnych pracowników. W końcu i oni zaczną postrzegać swoją firmę jako nietransparentną i niezorganizowaną.
Co powinna zawierać informacja zwrotna po nieudanej rekrutacji?
Informacja zwrotna po nieudanej rekrutacji powinna być przemyślana, szczera i konstruktywna. Aby tak się stało, musi zawierać kilka kluczowych elementów:
Podziękowanie za aplikację - zacznij od wyrażenia wdzięczności za czas i wysiłek, jaki kandydat poświęcił na aplikowanie do firmy i udział w procesie rekrutacyjnym.
Przekazanie decyzji rekrutacyjnej - przekaż kandydatowi wprost negatywną decyzję - to, że tym razem nie został wybrany.
Pozytywne uwagi i docenienie mocnych stron - wskaż mocne strony kandydata i doceniaj jego osiągnięcia.
Konstruktywna informacja zwrotna - podaj konkretne powody, dla których kandydat nie został wybrany. Skup się na obszarach, które wymagają poprawy.
Krótka informacja o procesie rekrutacji - możesz wspomnieć o wysokim poziomie innych kandydatów lub specyficznych wymaganiach, które musiały zostać spełnione.
Zachęta do przyszłych aplikacji - zachęć kandydata do ponownego aplikowania w przyszłości.
Możliwość dalszego kontaktu - zaproponuj możliwość dalszej komunikacji, jeśli kandydat ma dodatkowe pytania.
Dane kontaktowe (opcjonalne) - podaj dane osoby, z którą kandydat może się skontaktować w razie pytań.
Pożegnanie i życzenia na przyszłość - zakończ wiadomość pozytywnie, życząc kandydatowi sukcesów.
Przykładowa wiadomość e-mail po nieudanej rekrutacji
Szanowna Pani Joanno,
dziękujemy za zainteresowanie naszą ofertą pracy na stanowisko Koordynator ds. Produkcji i Zaopatrzenia i za poświęcony czas na udział w naszym procesie rekrutacyjnym.
Po dokładnej analizie wszystkich aplikacji, niestety musimy poinformować, że tym razem Pani kandydatura nie została wybrana. Mieliśmy wiele aplikacji od wysoce wykwalifikowanych kandydatów i decyzja była bardzo trudna.
Choć doceniamy Pani umiejętności zarządzania zespołem i negocjacji oraz Pani bardzo dobrą znajomość technologii produkcyjnych. Brak doświadczenia w czytaniu i tworzeniu rysunków technicznych, które jest kluczowe dla tego stanowiska, zaważył jednak na naszej decyzji.
Zachęcamy Panią do śledzenia naszych przyszłych ofert pracy i ponownego aplikowania, gdyby zainteresowało Panią inna oferta.
Jeśli ma Pani jakiekolwiek pytania dotyczące procesu rekrutacji, prosimy o kontakt pod adresem [email protected].
Życzymy Pani powodzenia w dalszych poszukiwaniach pracy i przyszłych przedsięwzięciach.
Z poważaniem
Jan Kowalski
Menedżer Działu Organizacji
Firma ABC
Tak sformułowana informacja zwrotna jest konstruktywna, szczera, ale uprzejma i motywująca. Taka komunikacja nie tylko wpływa pozytywnie na wizerunek firmy, ale i na przyszłe relacje z kandydatami. W końcu, jak Cię widzą, tak Cię piszą!
Czy zawsze pisać negatywną informację zwrotną e-mailem?
Forma, w jakiej udzielana jest informacja zwrotna po nieudanej rekrutacji, zależy od kilku czynników, takich jak etap procesu rekrutacyjnego, preferencje firmy oraz relacja z kandydatem. Ważne, żebyś jako rekruter był świadomy zalet każdej z nich i wybrał świadomie.
- Zalety - e-mail jest najczęściej używaną formą odpowiedzi na rekrutację. Dlaczego? Ponieważ jest szybki, wygodny i daje możliwość dokładnego przemyślenia treści odpowiedzi. Można również łatwo przechowywać i archiwizować taką korespondencję.
- Kiedy używać - e-mail jest idealny do udzielania informacji zwrotnej, szczególnie na wcześniejszych etapach rekrutacji.
- Przykład użycia - informowanie kandydatów, którzy nie przeszli etapu wstępnej selekcji CV. Pamiętaj jednak o tym, żeby zawsze personalizować taką wiadomość.
Telefon
- Zalety - telefoniczna informacja zwrotna jest bardziej osobista i pozwala na natychmiastowe wyjaśnienie ewentualnych wątpliwości kandydata. Może być szczególnie ceniona przez kandydatów, którzy przeszli kilka etapów rekrutacji.
- Kiedy używać - rozmowa telefoniczna jest idealna dla finalistów procesu rekrutacyjnego lub kandydatów, którzy poświęcili dużo czasu na proces.
- Przykład użycia - informowanie finalistów, którzy przeszli do ostatniego etapu rozmów kwalifikacyjnych, ale nie zostali wybrani.
List tradycyjny
- Zalety - list tradycyjny może być postrzegany jako bardziej formalny i dla niektórych branży - bardziej profesjonalny. Może również mieć większe znaczenie emocjonalne dla kandydata.
- Kiedy używać - rzadko używany w dzisiejszych czasach, ale może być odpowiedni w przypadku wyższych stanowisk lub bardzo formalnych rekrutacji.
- Przykład użycia - informowanie kandydatów na wysokie stanowiska w organizacjach rządowych lub tradycyjnych instytucjach, np. urzędach miejskich.
Spotkanie osobiste
- Zalety - najbardziej osobista forma informacji zwrotnej, która umożliwia szczegółowe omówienie wyników rekrutacji i udzielenie kandydatowi konstruktywnej krytyki twarzą w twarz. Może budować pozytywne relacje na przyszłość.
- Kiedy używać - najlepiej sprawdza się w przypadku kluczowych stanowisk, dla finalistów rekrutacji lub w przypadkach, gdy firma planuje dalszą współpracę z kandydatem w innej formie.
- Przykład użycia - informowanie kandydatów na kluczowe stanowiska zarządcze lub w przypadku zaproszenia do przyszłych procesów rekrutacyjnych.
Dla większości przypadków e-mail będzie najpraktyczniejszym i najefektywniejszym środkiem komunikacji. W przypadku finalistów lub kluczowych stanowisk, warto rozważyć telefoniczną informację zwrotną lub spotkanie osobiste, aby nadać bardziej osobisty charakter i zbudować pozytywną relację. W każdym przypadku, niezależnie od formy, zadbaj o to, aby komunikacja była uprzejma i profesjonalna, a także, aby dawała szansę na rozwianie wątpliwości kandydata.
