Czym jest analityka HR?
Analityka HR łączy w sobie procesy zbierania, przetwarzania i interpretowania danych, które mówią o zasobach ludzkich w organizacjach. Mówiąc po ludzku - to dane o naszych pracownikach lub potencjalnych pracownikach. I właśnie w kontekście nowych rekrutacji, analityka HR to wykorzystanie różnorodnych wskaźników i technologii do oceny skuteczności pozyskiwania talentów. Jakie to wskaźniki? M.in. czas zatrudnienia, jakość zatrudnionych pracowników, ich utrzymanie oraz skuteczność poszczególnych kanałów rekrutacyjnych.
W jakich obszarach możesz wykorzystać analitykę HR?
Analityka HR to pojęcie o bardzo szerokim zastosowaniu. Najczęściej narzędzia analityczne HR wykorzystuje w tych obszarach:
- Optymalizacja źródeł pozyskiwania kandydatów - takie dane pozwalają nam odpowiedzieć sobie na pytanie, które kanały rekrutacyjne przynoszą naszej organizacji najlepsze rezultaty. Czy są to portale z ofertami pracy? Social media? Polecenia? I tak, jeśli nasze dane wskazują, że większość najlepszych kandydatów rekrutowana jest z poleceć pracowników, to znak dla organizacji, by zainwestować więcej w programy rekomendacyjne. Analogicznie, gdy okaże się, że to działania na social mediach są najskuteczniejsze, rekomendacją może być zwiększenie budżetu na narzędzie rekrutacyjne na LinkedInie, czy zainwestowanie w reklamy z ofertami pracy.
- Skuteczność procesu selekcji – umiejętne wykorzystanie algorytmów i analiz statystycznych pomoże nam lepiej dopasować kandydatów do profilu stanowiska. W efekcie zminimalizujemy ryzyko nietrafionych decyzji - a każdy HR-owiec i rekruter wie, jak drogie są nieudane procesy rekrutacyjne. Dobrze zmapowana analityka umożliwia m.in. porównanie konkretnych cech kandydatów, ich doświadczenia, umiejętności i kompetencji między sobą lub z profilami najlepszych pracowników już zatrudnionych w organizacji.
- Analiza efektywności rekruterów – analitykę HR możemy wykorzystywać także do głębszego spojrzenia na pracę rekruterów - tych zewnętrznych, jak i wewnętrznych. Monitorowanie danych pozwali nam np. ocenić, jak szybko i skutecznie rekruterzy wypełniają wakaty oraz jakie są ich wyniki w porównaniu do ustalonych KPI. Tym samym dostaniemy odpowiedzi na pytania, którzy rekruterzy mają najwyższą skuteczność w zatrudnianiu pracowników długoterminowych, a którzy potrzebują dodatkowego szkolenia lub innego rodzaju wsparcia w zakresie rekrutacji i selekcji kandydatów.
- Predykcja rotacji pracowników – w analizie rotacji pracowników szczególnie przydają się dane historyczne. Na ich podstawie możemy przewidywać, którzy kandydaci mają większe szanse na długoterminowe zatrudnienie w organizacji. Dzięki wykorzystaniu modeli predykcyjnych, firma może identyfikować te czynniki, które wpływają na szybką rotację pracowników. Efekt? Możemy na tej podstawie dostosowywać procesy rekrutacyjne, aby wybierać kandydatów o większym potencjale do długoterminowej współpracy. Jeśli na takiej nam właśnie zależy.
- Personalizacja doświadczenia kandydatów – analityka HR jest także świetnym narzędziem do podsumowań feedbacku i zachowań kandydatów. To z kolei pozwala na dostosowanie procesu rekrutacyjnego do oczekiwań rynkowych. Efekt jest oczywisty - większa szansa na przyciągnięcie najlepszych talentów, które wzbogacą zespoły i wniosą unikalną wartość do organizacji. Co więcej, chcąc personalizować doświadczenia kandydatów na podstawie danych - firmy mogą sprawdzać, które elementy procesu rekrutacyjnego najbardziej wpływają na decyzję kandydatów o przyjęciu oferty pracy lub odrzuceniu. Taka wiedza to idealny argument dla zarządu lub menedżerów, by wprowadzać konkretne ulepszenia, takie jak bardziej przejrzysta komunikacja, skrócenie czasu rekrutacji czy dostosowanie etapów selekcji do preferencji kandydatów.
Dlaczego warto wprowadzić analitykę HR do organizacji?
Chociaż analityka HR to niełatwy temat, który wymaga konkretnych umiejętności i narzędzi, warto się nad nim pochylić. I to nie tylko dlatego, że coraz więcej organizacji korzysta z zaawansowanej analizy danych.
Organizacje, które decydują się na wdrożenie analityki HR z pewnością mogą pochwalić się lepszą jakością zatrudnień. Dane to kolejny materiał (obok innych narzędzi rekruterskich), które pozwolą lepiej dopasować kandydatów nie tylko do wymagań danego stanowiska, ale też do kultury organizacji. Wyższa retencja, mniej kandydatów, którzy odchodzą zaraz po okresie próbnym… To konkretne pieniądze, które zostają w organizacji!
A pozostając w temacie pieniędzy, analityka HR to także redukcja kosztów. Efektywne jej wykorzystanie to także ograniczone wydatki związane z długimi lub co gorsza - nieskutecznymi procesami rekrutacyjnymi. Takie oszczędności budżetowe to konkretny zasób dla każdej organizacji.
Chociaż są rekruterzy i HR-owcy, których na myśl o liczbach, oblewa zimny pot, to w codziennej pracy dane pomagają… skupiać się na strategicznych, ważniejszych zadaniach. Zwłaszcza dobrze zautomatyzowana analityka HR pozwala znacznie oszczędzić czas, który dotąd był pochłaniany przez ręczne przetwarzanie informacji. Wydajność działu HR z dobrą analityką jest nieporównywalnie wyższa od wydajności “tradycyjnego” działu HR. A na co rekruterzy i pracownicy HR mogą przeznaczyć zaoszczędzony czas? Oczywiście na lepszą personalizację procesu, lepszą komunikację, szybsze informowanie o wynikach. A to wszystko buduje pozytywne doświadczenia kandydatów i wpływa pozytywnie na reputację organizacji.
Analityka HR - od czego zacząć jej wdrażanie?
Po pierwsze, zdefiniuj cele biznesowe. Przed wdrożeniem analityki HR warto określić, jakie problemy rekrutacyjne firma chce rozwiązać dzięki niej. Celem może być np. skrócenie czasu zatrudnienia, zwiększenie retencji pracowników czy poprawa jakości kandydatów. Pamiętaj, żeby zaczynać o mniejszych celów, które zachowają strukturę SMART. Gdy Twój zespół/organizacja wdroży się dobrze w analitykę, cele można rozbudowywać tak ilościowo, jak i jakościowo.
Po drugie, zastanów się, jak porządkować dane i z jakich źródeł je zbierać. Raporty, ankiety kandydatów, social media, ATS-y (Applicant Tracking System) to tylko kilka przykładów źródeł, których możesz zbierać dane. Czy wszystkie są dla Ciebie tak samo jakościowe? Wreszcie - wybierz strukturę danych. Musi być ona spójna, aby na ich podstawie móc wyciągać wartościowe i prawdziwe wnioski.
Po trzecie, wybierz narzędzia analityczne. Rynek jest pełen narzędzi do analizy HR, a ostatnio szczególnie dużo pojawia się nowych rozwiązań opartych na sztucznej inteligencji. Ważne, żebyś nie szedł za modą, ale uważnie prześledził oferty i wybrał takie narzędzie, które rzeczywiście będzie najlepiej dostosowane do specyfiki organizacji, w której pracujesz.
Po czwarte, zaplanuj szkolenie dla zespołu. Skuteczne wykorzystanie możliwości analityki HR wymaga czasu i odpowiednich kompetencji. Dlatego warto zainwestować w szkolenia, aby od początku uczyć go dobrej interpretacji danych.
Na koniec, nie zapomnij o monitorowaniu i optymalizacji. Same dane nie wystarczą. Analityka HR to proces ciągły, który wymaga regularnego sprawdzania wyników, testowania nowych rozwiązań i założeń. Tylko taka postawa pozwoli Ci na mądre dostosowywanie strategii na podstawie danych i doskonalenie procesu rekrutacyjnego.
Samo się nie zrobi, czyli jak przekonać zespół do analityki HR?
Dla niektórych pracowników nowe tematy, projekty są największym prezentem. Niestety, są oni w mniejszości. Większość trzeba nauczyć nowości, przekonać do nich. Jak to zrobić?
- Edukacja i świadomość – kluczowym krokiem jest uświadomienie zespołowi, jakie korzyści przynosi analityka HR. Warsztaty, szkolenia i prezentacje mogą pomóc w przełamaniu pierwszego oporu przed nowymi technologiami.
- Pokazanie realnych wyników – nic tak nie przekonuje sceptyków, jak konkrety. Dlatego podczas rozmów z zespołem, opieraj się na konkretnych przypadkach i danych, które pokazują skuteczność analityki HR. Warto sięgnąć po przykłady firm, które z powodzeniem wdrożyły analitykę i osiągnęły wymierne korzyści.
- Zaangażowanie zespołu w proces wdrażania – nic o analityce bez pracowników! Od początku projektu wdrożenia analityki HR współpracuj ze swoimi ludźmi. Tylko takie zaangażowanie od pierwszych etapów pozwoli poczuć pracownikom, że to ich projekt, mają na niego realny wpływ, a Ty liczysz się z ich pomysłami i potrzebami. Poza tym - docelowo to zespół ma korzystać z analityki HR, dlatego jego głos jest kluczowy, by skutecznie wybrać i zoptymalizować narzędzia analityczne.
- Podkreślenie ułatwień w pracy – w promowaniu analityki HR możesz korzystać z doświadczeń osób i organizacji, które promują rozwiązania oparte na AI. W obu tematach pracownicy odczuwają spory strach. To naturalne, dlatego pokaż zespołowi, że nowe narzędzie ma odciążyć ich z rutynowych, nudnych zadań. W zamian uwolni się czas, który będą mogli poświęcić na ważniejsze zadania, bardziej kreatywne i rozwijające. Taka narracja znacznie zwiększy akceptację zmian.
- Wsparcie liderów – jak zawsze, gdy mowa o nowościach - to kadra zarządzająca powinna aktywnie wspierać projekt. Liderzy powinni być ambasadorami nowego podejścia i regularnie pokazywać jego znaczenie dla organizacji.
Analityka HR z perspektywy kandydata
Warto wiedzieć, że analityka HR to nie tylko oszczędności i rozwój dla organizacji. To także wymierne korzyści dla kandydatów, którzy chcą dołączyć do naszego zespołu. Dlaczego?
Bo analityka HR z ich perspektywy łączy się z szybszym procesem rekrutacyjnym. A to jeden z powodów największej frustracji kandydatów, zwłaszcza teraz, gdy rynek nie jest aż tak chłonny, pracy nie ma tak dużo, jak kilka lat wcześniej, zwłaszcza dla branży IT.
Dzięki dobrze zmapowanym danym do kandydatów docierają też lepiej dopasowane oferty. Analityka HR zwiększa więc realnie szanse kandydata na zatrudnienie zatrudnienia zgodnego z jego kompetencjami i oczekiwaniami.
Oczywiście, nie można zapomnieć o tym, że analityka HR to także personalizacja doświadczenia. Prawidłowa analiza preferencji kandydatów umożliwia dostosowanie sposobu rekrutacji do ich indywidualnych oczekiwań, np. poprzez różne formaty rozmów kwalifikacyjnych czy spersonalizowane informacje zwrotne. To z kolei bardzo pozytywnie wpływa na odbiór naszej organizacji, niezależnie nawet od wyniku danej rekrutacji.
Wyzwania i zagrożenia związane z analityką HR
Każde narzędzie ma jednak dwie strony. Analityka HR ma ogromny potencjał. Jednak błędnie wdrożona, pozostawiona bez kontroli i wiedzy, jak z niej korzystać, może niekoniecznie przyczynić się do pozytywnych efektów dla organizacji i kandydatów.
Wśród najczęstszych zagrożeń i wyzwań związanych z analityką HR wymienia się:
- Ryzyko uprzedzeń algorytmicznych – modele analityczne mogą nieświadomie wzmacniać istniejące uprzedzenia, np. preferując określone grupy kandydatów (np. płci męskiej) na podstawie wcześniejszych decyzji rekrutacyjnych.
- Ryzyko związane z ochroną danych osobowych – przetwarzanie dużych ilości danych kandydatów i pracowników wymaga ścisłego przestrzegania przepisów o ochronie danych (np. RODO). Dlatego tak ważna jest świadomość pracowników, gdy korzystają z tego rodzaju narzędzi.
- Błędna interpretacja danych – niewłaściwa analiza lub nadinterpretacja wyników może prowadzić do nieoptymalnych decyzji rekrutacyjnych i niesprawiedliwego traktowania kandydatów. Dlatego konieczne są szkolenia, które wyrównają wiedzę z zakresu interpretacji danych.
- Koszty wdrożenia – implementacja zaawansowanej analityki HR może wiązać się z wysokimi kosztami, zarówno w zakresie technologii, jak i szkoleń dla zespołu HR.
Jaka jest analityki HR w rekrutacji?
Nowe narzędzia otwierają zupełnie nowe możliwości w analizie HR, o jakich nawet nie marzyliśmy dekadę temu. Lepsze, automatyczne dopasowywanie kandydatów, analiza sentymentu czy wszelkiego rodzaju pomoce rekrutacyjne oparte na AI, to tylko niektóre z trendów, które zyskują na popularności. Warto śledzić te trendy i wybierać odpowiednie narzędzia dla siebie, bo przyszłość HR to jeszcze większa personalizacja i prognozowanie potrzeb rekrutacyjnych. Wiedząc to, możemy śmiało postawić tezę, że organizacje, które zdecydują się na wdrożenie analityki HR, zyskają przewagę konkurencyjną i mogą skuteczniej odpowiadać na wyzwania współczesnego rynku pracy. Pod warunkiem, że nie zapomną o aspekcie ludzkim.
Ludzie czy liczby?
Bo to, co chcielibyśmy podkreślić na koniec, to że najlepsze decyzje rekrutacyjne opierają się na połączeniu danych analitycznych i rozmów z kandydatami. Doświadczenie rekruterów, spotkania z kandydatami twarzą w twarz, obserwacje kandydatów, tradycyjne metody i narzędzia rekrutacyjne nie odejdą do lamusa. A dobry zespół rekruterów i HR, który jest wyposażony w odpowiednie narzędzia - to skarb każdej organizacji.
Dzięki danym analitycznym zespół może obiektywniej wybierać kandydatów do procesu. Dane są także wsparciem w mierzeniu i przewidywaniu dopasowania kandydata do organizacji, a także pomagają analizować skuteczność wcześniejszych decyzji rekrutacyjnych. Z kolei rozmowy z ludźmi umożliwiają ocenę kompetencji miękkich, takich jak komunikacja czy dopasowanie do kultury organizacyjnej. Pozwalają też sprawdzić motywację i ambicje kandydata, czego nie wychwyci żadna analiza danych. I co równie istotne - budują relacje, które mogą wpłynąć na decyzję kandydata o podjęciu u nas pracy.
W praktyce najlepszym rozwiązaniem jest więc równowaga. I jej właśnie życzymy wszystkim organizacjom, które myślą o wdrożeniu analityki HR. Powodzenia!
